Der Autohandel in Zeiten von Corona - Dokumentation und Notfallplan

Während die Pandemie die Welt weiterhin fest im Griff hat, sind viele Unternehmer vornehmlich auf Krisenmanagement umgestiegen. Das ist verständlich und nötig: Es gilt Mitarbeiter, Kunden und Partner zu schützen und ständig wechselnde Vorschriften zu befolgen. Das verlangt Allen viel ab. 

Umso schwieriger kann es sein, die Zukunft weiter im Blick zu haben. Viele Händler fühlen sich gezwungen auf kurzfristige Strategien zu setzen: So werden beispielsweise viele Leasingfahrzeuge zu unverschämt günstigen preisen offeriert, um jetzt Umsatz zu generieren. Das mag kurzfristig Linderung verschaffen, verschiebt aber die roten Zahlen auf die Abrechnung bei der Rückgabe der Leasingfahrzeuge in 2-3 Jahren. 

Wichtig ist es, die Nerven zu behalten und alle Bereiche der Geschäftsführung weiterhin zu managen. Ein Bereich, der dabei oft vernachlässigt wird, ist die Dokumentation. 

Dokumentation – Warum sie gerade jetzt so wichtig ist

Unternehmen sind durch die Corona-Pandemie mit regional und behördlich unterschiedlichen Auflagen konfrontiert – die Auswirkungen dessen sind von Betrieb zu Betrieb höchst unterschiedlich. Auswirkungen auf Einnahmen und staatliche Unterstützung sind äußerst individuell - und durchaus wichtig für kommende eventuelle Betriebsprüfungen. Oder sind Sie in der Lage alle Details des letzten Jahres aus dem Stegreif wiederzugeben. Vermutlich nicht, das ist auch kein Problem, wenn Sie angemessen dokumentieren.

Eine freiwillige Corona-Dokumentation kann aktiv dabei helfen Sachverhalte aufzuklären und sogar das Schätzungsrisiko durch das Finanzamt zu minimieren. 

Corona Dokumentation – darauf kommt es an

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Der Zentralverband des deutschen Handwerks ZDH hat ein Muster als Orientierungshilfe zur Corona-Dokumentation für Betriebe herausgegeben. Es gibt allerdings keine speziellen Vorgaben und muss auf die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Erfasst werden dort unter hoheitliche Maßnahmen wie Schließtage, Sonderöffnungszeiten und Auslastung, die Personalsituation, Umsatz- und Gewinnfaktoren sowieNachweise für die Mittelherkunft, wenn Gelder aus staatlicher Hilfe geflossen sind. ‍

Notfallpläne

In einer Situation wie jetzt während einer Pandemie besonders wichtig, aber auch generell empfehlenswert, ist ein Notfallplan. Damit Sie im Ernstfall handlungsfähig bleiben, kann ein Notfallordner helfen. Alle betrieblichen Informationen sollten hier geregelt werden. Dazu gehören Vollmachten, Notfallkontakte und Handlungsanweisungen und Informationen zu Konten, Wertpapieren, Versicherungen, gesellschaftliche Urkunden und Verträge sowie laufenden Kosten.

Ein Krisenstab innerhalb des Unternehmens kann bei einem Ausfall des Geschäftsführers für die Weiterführung des Betriebs sorgen und so vor einem möglichen Ruin bewahren.  Übrigens ist es auch durchaus sinnvoll Vertretungen für Mitarbeiter festzulegen, so gewähren Sie einen möglichst reibungslosen Ablauf, wenn jemand erkrankt oder in Quarantäne muss.